Dzierżawa drukarki oznacza stały miesięczny koszt obejmujący urządzenie, tonery i serwis, bez jednorazowego wydatku na zakup. Zakup urządzenia to wyższy koszt początkowy, ale pełna własność sprzętu i brak comiesięcznej opłaty. Wybór między tymi modelami zależy od wolumenu druku, dostępnego budżetu i tego, czy firma chce przewidywalnych kosztów, czy własności na stanie firmy.
Spis treści
- Czym jest dzierżawa drukarki i czym różni się od zakupu?
- Ile kosztuje dzierżawa drukarki w porównaniu z zakupem urządzenia?
- Jakie są zalety i wady zakupu drukarki na własność?
- Kiedy dzierżawa drukarki sprawdza się lepiej niż zakup?
- Najczęściej zadawane pytania
- Co warto zapamiętać?
Czym jest dzierżawa drukarki i czym różni się od zakupu?
Dzierżawa drukarki to model, w którym firma płaci stałą opłatę miesięczną za użytkowanie urządzenia, a właścicielem sprzętu przez cały czas pozostaje dostawca. Opłata zwykle obejmuje tonery, części eksploatacyjne oraz serwis techniczny w ramach jednej faktury. Zakup polega na jednorazowym nabyciu urządzenia na własność, po czym firma sama odpowiada za materiały i naprawy po okresie gwarancji.
Różnica między modelami widoczna jest głównie w rozliczeniu podatkowym i w strukturze ryzyka. Rata dzierżawy jest w całości kosztem uzyskania przychodu i nie wymaga amortyzacji urządzenia. Zakupiona drukarka jest środkiem trwałym i podlega amortyzacji według stawki 20 do 25 procent rocznie. Firma kupująca sprzęt bierze też na siebie ryzyko awarii, wzrostu cen tonerów i przestojów po zakończeniu gwarancji.
Ile kosztuje dzierżawa drukarki w porównaniu z zakupem urządzenia?
Dzierżawa podstawowej drukarki A4 monochromatycznej zaczyna się od około 150 do 200 zł netto miesięcznie, a stawka rośnie wraz z formatem, kolorem i wolumenem stron. Umowy dzierżawy zawierane są zwykle na 36 do 60 miesięcy, co przekłada się na niższą ratę niż w krótszym wynajmie. Przy wolumenie od 1000 do 30 000 stron miesięcznie dzierżawa najczęściej wychodzi taniej niż zakup, ponieważ eliminuje nieprzewidziane wydatki na naprawy i materiały.
Zakup urządzenia wiąże się z kosztami, które nie widać na fakturze zakupu. Oryginalne tonery i bębny mogą kosztować nawet 60 procent wartości samego urządzenia w skali kilku lat użytkowania. Wizyta technika po okresie gwarancji to zwykle koszt kilkuset złotych plus cena części. Dlatego sama cena zakupu nie powinna być jedynym kryterium porównania obu modeli finansowania.
| Kryterium | Zakup urządzenia | Dzierżawa drukarki | Leasing operacyjny |
|---|---|---|---|
| Koszt początkowy | Wysoki, jednorazowy | Brak lub bardzo niski | Niski, rozłożony na raty |
| Serwis i tonery | Po stronie firmy | W cenie abonamentu | Zwykle płatne osobno |
| Rozliczenie podatkowe | Amortyzacja 20 do 25 procent rocznie | Rata w całości jako koszt | Część odsetkowa jako koszt, kapitał przez amortyzację |
| Własność po zakończeniu umowy | Od razu na własność | Zwrot urządzenia do dostawcy | Możliwy wykup, często za 1 procent wartości |
Wybór modelu warto oprzeć na trzech czynnikach: skali drukowania w firmie, dostępnym budżecie oraz potrzebie elastyczności w razie zmiany lokalizacji lub skali działalności.
Jakie są zalety i wady zakupu drukarki na własność?
Zakup urządzenia opłaca się firmom, które mają wolne środki, stabilne i przewidywalne potrzeby drukowania oraz chcą mieć sprzęt na własność w bilansie firmy. Największą zaletą zakupu jest brak comiesięcznej opłaty po spłacie urządzenia oraz pełna kontrola nad sprzętem. Wadą jest zamrożenie kapitału na starcie oraz pełne ryzyko kosztów serwisu i materiałów po okresie gwarancji.
Firmy kupujące drukarki powinny doliczyć do budżetu koszt tonerów, bębna, części zamiennych oraz przeglądów okresowych. W praktyce całkowity koszt posiadania urządzenia w okresie 3 do 5 lat bywa wyższy niż suma rat dzierżawy z pełnym serwisem. Zakup ma sens głównie przy niskim, stabilnym wolumenie druku i długim horyzoncie użytkowania jednego modelu urządzenia.
Kiedy dzierżawa drukarki sprawdza się lepiej niż zakup?
Dzierżawa drukarki sprawdza się lepiej niż zakup wtedy, gdy firma chce mieć przewidywalny, stały koszt miesięczny bez ryzyka nagłych wydatków na serwis. Model ten najlepiej sprawdza się tam, gdzie liczy się niski próg wejścia, pełna obsługa techniczna i jedna zbiorcza faktura zamiast wielu kosztów rozproszonych w czasie. Firmy z kilkoma lokalizacjami zyskują dodatkowo jednolity standard serwisu we wszystkich oddziałach.
Przy wyborze dostawcy dzierżawy warto zweryfikować kilka elementów umowy:
- Zakres serwisu, czyli czy tonery, części i robocizna faktycznie wchodzą w miesięczną ratę.
- Gwarantowany czas reakcji serwisu, na przykład następny dzień roboczy lub kilka godzin.
- Miesięczny limit stron oraz stawkę za strony ponad ustalony limit.
- Warunki wcześniejszego rozwiązania umowy i ewentualne kary.
- Procedurę usunięcia danych z dysku urządzenia po zakończeniu umowy.
Najczęściej zadawane pytania
Czy dzierżawa drukarki jest kosztem uzyskania przychodu?
Tak, miesięczna rata dzierżawy jest w pełni kosztem uzyskania przychodu i nie zwiększa wartości środków trwałych firmy. Rozliczenie jest prostsze niż przy zakupie, ponieważ nie wymaga amortyzacji urządzenia. Szczegóły warto jednak zawsze potwierdzić z księgowym firmy.
Na jaki okres zawiera się umowę dzierżawy drukarki?
Umowy dzierżawy zawierane są najczęściej na 36 do 60 miesięcy, czyli dłużej niż typowy wynajem krótkoterminowy. Dłuższy okres umowy przekłada się zwykle na niższą stawkę miesięczną. Krótsze umowy oznaczają wyższy abonament, ale większą elastyczność zmiany dostawcy.
Co się dzieje z drukarką po zakończeniu umowy dzierżawy?
Po zakończeniu umowy urządzenie wraca do dostawcy, zwykle na jego koszt transportu. Firma może też podpisać nową umowę na nowszy model, aby korzystać z aktualnej technologii bez dodatkowej inwestycji. Wybór zależy od tego, czy firma chce kontynuować model dzierżawy, czy przejść na zakup.
Czy dzierżawa opłaca się małej firmie z niskim wolumenem druku?
Dzierżawa opłaca się już przy wolumenie od około 1000 stron miesięcznie, ponieważ eliminuje ryzyko nieprzewidzianych kosztów serwisu. Przy bardzo niskim i sporadycznym drukowaniu zakup prostego urządzenia może jednak wyjść taniej w dłuższym okresie. Decyzję warto oprzeć na realnym wolumenie stron z ostatnich kilku miesięcy.
Czy w dzierżawie drukarki można odliczyć VAT?
Firma może odliczyć 100 procent VAT od raty dzierżawy, jeśli urządzenie jest używane wyłącznie do celów firmowych. Przy mieszanym użytku, prywatnym i firmowym, odliczeniu podlega 50 procent VAT. Zasada ta jest taka sama jak w przypadku leasingu operacyjnego urządzenia.
Co warto zapamiętać?
- Zakup sprawdza się przy stabilnym, niskim wolumenie druku i chęci posiadania sprzętu na własność.
- Dzierżawa daje przewidywalny koszt miesięczny i przenosi ryzyko serwisu na dostawcę.
- Tonery i serwis pogwarancyjny potrafią znacząco podnieść realny koszt zakupionego urządzenia.
- Wybór modelu warto oprzeć na wolumenie druku, budżecie i potrzebie elastyczności firmy.
- Przed podpisaniem umowy dzierżawy warto sprawdzić zakres serwisu i warunki jej zakończenia.
Zostaw komentarz